Huishoudelijk reglement

Rechten en verplichtingen van de leden

Artikel 1

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of de baancommissie.

Artikel 2

De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de secretaris op te geven.
Zij zijn tevens verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het inschrijfgeld te voldoen vóór 1 april van het betreffende verenigingsjaar.

Artikel 3

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (met uitzondering van bestuurs- en commissievergaderingen), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.

Artikel 4

De seniorleden en ouders van jeugdleden van de vereniging zijn verplicht bij toerbeurt op basis van evenredigheid taken te verrichten zoals kantinediensten, schoonmaakdiensten en (baan)onderhoudsdiensten.
Het bestuur is bevoegd de te verrichten taken vast te stellen. Organisatie en uitvoering van betreffende taken valt onder de verantwoordelijkheid van het betreffende bestuurslid.

Vergaderingen

Artikel 5

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 6

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste 14 dagen vóór de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 7

Kandidaatstelling voor een door de algemene ledenvergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of 5 senior-leden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich ervan heeft verzekerd, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 8

De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste 21 dagen vóór de vergadering door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen. De vergadering dient tijdig te worden aangekondigd.

Artikel 9

Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling dor een lid staande de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door minstens vier andere leden.

Commissies

Artikel 10

Door het bestuur worden ingesteld:

  • de baancommissie
  • de wedstrijdcommissie
  • de jeugdcommissie
  • de kantinecommissie
  • de recreatiecommissie
  • de redactiecommissie

Deze commissies bestaan uit een oneven aantal leden met een minimum van drie. De redactiecommissie is vrijgesteld van deze voorwaarde. Deze leden worden na voordracht aan de algemene vergadering door het bestuur benoemd voor de periode van één jaar. In elk der genoemde commissie heeft een bestuurslid zitting. Indien er een (op dat moment niet invulbare) vacature voor een bestuursfunctie bestaat, dient een in overleg vast te stellen bestuurslid diens bestuursfunctie waar te nemen. Commissies vallen onder verantwoordelijkheid van het bestuur en kunnen gevraagd en ongevraagd het bestuur adviseren.

Artikel 11

Elke commissie is verantwoordelijk voor het maken van een eigen verslag van het afgelopen verenigingsjaar. Het bestuur draagt zorg voor het algemeen jaarverslag. De jaarverslagen worden aangeboden aan de algemene ledenvergadering.

De baancommissie heeft tot taak te zorgen voor een verantwoord gebruik en onderhoud van het tennispark. Daaronder vallen in elk geval de tennisbanen met verlichting en beregeningsinstallatie, het onderhoud van ‘groen en grijs’ op het park, de schuur en de buitenkant van het clubgebouw. Zij draagt tevens zorg voor beheer, aanschaf en onderhoud van de onder haar verantwoordelijkheid vallende materialen en andere goederen.

De wedstrijdcommissie heeft tot taak het samenstellen van de senioren-teams voor deelname aan de competitie, het verzorgen van de daaruit voortvloeiende administratie en het begeleiden van de teams tijdens de competitie. Zij verzorgt de organisatie van onderlinge wedstrijden, toernooien en wedstrijden tegen andere verenigingen. Zij draagt zorg voor het indelen van de leden naar speelsterkte.

De jeugdcommissie behartigt de belangen van de junioren. Zij draagt zorg voor de samenstelling van de competitie-spelende jeugdteams. Zij draagt zorg voor de coördinatie en jeugdtrainingen en overige jeugdactiviteiten.

De kantinecommissie draagt zorg voor de exploitatie van de kantine. Daaronder vallen tevens het beheer en het onderhoud van de binnenkant van het clubgebouw en bijbehorende inventaris. Zij verzorgt de voor de exploitatie benodigde administratie en is verplicht de kascontrolecommissie inzage te geven in de administratie.

De recreatiecommissie verzorgt recreatieve activiteiten voor de leden, waar nodig in overleg met de wedstrijd- c.q. de jeugdcommissie.

De redactiecommissie heeft tot taak het samenstellen en uitgeven van het clubblad met als doel de leden tijdig te informeren met betrekking tot alle zaken die de vereniging betreffen.

Artikel 12

De algemene vergadering kan één of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de commissie.

Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd.
Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.

De commissies – met uitzondering van de kascommissie – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 13

De kascommissie dient te bestaan uit twee leden, en wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen.

Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene ledenvergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van het lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting gehad heeft.

Besluitvorming

Artikel 14

Een aan de orde gesteld voorstel wordt aangenomen, indien geen der stemgerechtigde leden stemming verlangt. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.

Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 15

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Een door de ledenvergadering aangewezen stemcommissie van twee personen is verantwoordelijk voor de uitvoering van de stemming.

Artikel 16

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Bestuur

Artikel 17

Ieder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald door de volgorde van toetreding.

De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.

Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip, waarop het lid dat hij vervangt volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 18

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen.

Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.

Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 19

Ereleden en leden van verdienste worden door het bestuur aan de Algemene Ledenvergadering voorgedragen.

Verplichtingen van het bestuur

Artikel 21

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

  • namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen
  • presentielijsten en notulen van alle algemene ledenvergaderingen en vergaderingen van het bestuur
  • de bezittingen en schulden van de vereniging

Van de onder a bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt, tenzij een lid schriftelijk aan het bestuur te kennen geeft dat zijn/haar gegevens niet aan derden verstrekt mogen worden.

Aanmeldingsformulier

Artikel 22

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de Statuten, dient vermeld te worden: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum, geslacht en indien mogelijk speelsterkte.

Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden bij de secretaris vóór de eerste dag van het nieuwe verenigingsjaar, 1 januari.

Slotbepalingen

Artikel 23

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement.

Artikel 24

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 3 februari 1999.

 

Versie ALV 3 februari 1999